Pravidla pravidelného auditu kvality výzkumu v členských agenturách SIMAR

1. Předmětem auditu je kontrola způsobu sběru dat v porovnání se zadavatelem odsouhlaseným projektem a platnými standardy kvality SIMAR, v nichž jsou uvedeny možné způsoby ověřování dodržování daného standardu. Při kontrole se auditují zejména tyto parametry: 

• cílový segment výzkumu
• velikost vzorku
• metoda výběru respondentů (kvótní, náhodný, záměrný, anketa)
• metoda sběru dat (rozhovor face-to-face, telefonické dotazování apod.)
• časový harmonogram sběru dat
• způsob pořizování dat, práce s tazatelskou sítí a způsoby kontroly sběru dat

 2. SIMAR nabízí audit kvality výzkumu i zadavatelům výzkumu, kteří si tak mohou nechat nezávisle zkontrolovat kvalitu práce agentury při sběru dat. Podrobný proces auditu se může přizpůsobit požadavkům zadavatele. Předmětem auditu může být i agentura, která není členem SIMAR, pokud si zadavatel jako investor do výzkumu trhu či výzkumu veřejného mínění od SIMAR tuto službu objedná.

3. Audit zajišťuje nezávislá kontrolní skupina, kterou vede nezávislý odborník a vysokoškolský pedagog PhDr. Václav Forst, CSc., tajemnice SIMAR Ing. Hana Svěchotová a výkonná ředitelka SIMAR Ing. Hana Huntová. Kontrolní skupina může být případně doplněná dalším nezávislým odborníkem, kterého předem schválí předsednictvo SIMAR.

4. Audit kvality výzkumu probíhá každoročně minimálně jednou za dva roky v každé členské agentuře SIMAR. Termín a výběr agentury, která bude kontrolována je náhodně stanoven kontrolní skupinou. Kontrolní skupina může také provádět šetření v agentuře, ve které v daném roce již audit proběhl. Těchto auditů, tzv. „černých Petrů“ může proběhnout až 5 v daném roce.

5. Všechny členské agentury předaly SIMAR interní standardy a přehled kontrolních mechanizmů. Předané interní materiály se tímto staly – mimo platné standardy SIMAR, resp. platné mezinárodní standardy – podkladem pro vyhodnocování kontrol kvality. V případě aktualizace zašle agentura SIMAR aktualizované znění ihned po provedení změny.

6. Kontrolní skupina vybere jakýkoliv projekt z předloženého seznamu všech dokončených výzkumů v posledních šesti měsících. V každé agentuře je k dispozici aktuální úplný seznam všech dokončených výzkumů v posledních šesti měsících (kvantitativních i kvalitativních vč. poslední etapy trackingových studií atp.). Pokud si zadavatel výzkumu nebude přát uskutečnění auditu určitého výzkumu, musí být jeho nesouhlas součástí tohoto seznamu dokončených výzkumů, a to na základě formuláře zpracovaného SIMAR.

7. Ředitel každé členské agentury předá jednotné prohlášení v němž jsou uvedeni minimálně tři pracovníci, se kterými může jednat kontrolní skupina v nepřítomnosti ředitele a čestné prohlášení, že předložený seznam dokončených výzkumů v posledních šesti měsících je úplný, že do něj byly zařazeny všechny dokončené výzkumy včetně těch, u nichž zadavatel si nepřeje kontrolu daného výzkumu.

8. Kontrolní skupina předloží agentuře podrobný seznam podkladů, které budou předmětem auditu. Kontrola, resp. získání materiálů a podkladů, budou provedeny při osobní návštěvě v době od 10 do 16 hodin v pracovní dny v agentuře. Návštěva bude ohlášena 24 hodin předem.

9. Kontrolní skupině musí být například předložen (je-li to pro daný projekt relevantní):

• projekt výzkumu schválený zadavatelem (či jeho část, týkající se předmětu kontrol – bez ceny výzkumu)
• dále doklady o způsobu výběru a rekrutace respondentů
• seznam dotázaných
• výplatnice odměn respondentům vč. jejich podpisů
• telefonický/e-mailový/poštovní kontakt na respondenty pro možné ověření jménem SIMAR
• doklad o způsobu pořizování a kontrole dat
• kontakt na zadavatele výzkumu
• Kontrolní skupina sama zkontroluje u kvalitativního výzkumu vkládání respondentů - účastníků výzkumu do databáze SIMAR.

 10. Úvodní část auditu probíhá přímo v kontrolované agentuře. Kontrolní skupina má právo vzít předložené doklady i mimo kontrolovanou agenturu. V takovém případě se podepíše protokol o převzetí dokladů.

11. Podklady a zpráva o auditu jsou neveřejné a budou k dispozici pouze členům kontrolní skupiny. Kontrolované agentury nejsou povinny předat informace kontrolní skupině, pokud by tím mohlo dojít k porušení smluvních či zákonných povinností, a to zejména ve vztahu k ochraně obchodního tajemství a ochraně osobních údajů.

12. Výstupem z auditu je písemná zpráva o kontrole, která obsahuje podrobnou zprávu o kontrolovaných skutečnostech a v případě zjištěných nedostatků i doporučení k nápravě. Zpráva zejména obsahuje konstatování, zda byly či nebyly dodrženy kvalitativní standardy SIMAR/ESOMAR, resp. interní zásady a kontrolní mechanizmy specifické pro danou agenturu, zda byly dodrženy podmínky sběru a pořizování dat dohodnuté mezi zadavatelem a agenturou. Zpráva se zasílá zpět v agentuře k vyjádření.  Při úspěšném absolvování kontroly obdrží agentura Potvrzení o úspěšném průběhu kontroly, které může využít při prezentaci své agentury.

13. Agentury, které nově vstupují do SIMAR, mají povinnost dodat dokumentaci potřebnou ke kontrolám a uvedenou v bodech 5. a 7. nejpozději ve lhůtě jednoho měsíce ode dne, kdy se staly členy sdružení.